VRG-Umsetzung: «Minimal Compliance» oder Aufbruch zur umfassenden Digitalisierung?
Es ist eine Krux, gerade für kleinere und mittelgrosse Verwaltungen, die noch bis Ende Jahr die VRG-Revision umsetzen wollen: Die Mitarbeitenden sind bereits durch das Tagesgeschäft und andere Projekte ausgelastet oder es fehlt das nötige Know-how für ein strukturiertes Vorgehen. In unseren Projektbegleitungen erleben wir regelmässig, dass bereits mit überschaubarem Aufwand nachhaltige Impulse für die weitere Digitalisierung ausgelöst werden können, wenn die VRG-Umsetzung ganzheitlich angegangen wird.
Fehlende Ressourcen oder fehlendes Know-how für eine strukturierte Umsetzung des revidierten Verwaltungsrechtspflegegesetztes (VRG) bis zum Stichtag vom 1. Januar 2027: Diesen scheinbar widrigen Projektvoraussetzungen begegnen wir in den von uns begleiteten VRG-Projekten, indem wir das Projekt zuerst in Arbeitspakete mit klaren Zuständigkeiten und einer entsprechenden Timeline gliedern. Damit finden sich – erstaunlicherweise – in aller Regel doch noch die erforderlichen Kapazitäten, ohne die Mitarbeitenden zu überlasten, weil auf einen Blick ersichtlich wird, wer wann welche Outputs liefert.
Für eine ganzheitliche Betrachtung ist es dann wichtig, dass nicht nur die reine Beschaffung der «Minimal-Compliance-Produkte», sprich von QES und Zustellplattform, sondern auch die anderen «To-dos» in den Bereichen Strategie, Kommunikation, Change und Prozesse gleichwertig angegangen werden.
Den nachhaltigen Effekt dieses Vorgehens dürfen wir bei unseren Kundinnen und Kunden regelmässig in entsprechenden «Aha-Situationen» feststellen. Beispielsweise, wenn:
- dank dem expliziten Prozessfokus erkannt wird, dass die Webseite grundsätzlich benutzerfreundlicher aufgebaut werden sollte und, wie dies konkret umgesetzt werden kann.
- sichtbar wird, wie sich die internen Abläufe und damit die Arbeitsweisen der Mitarbeitenden durch den Einsatz neuer Tools konkret ändern (müssen) und wie wichtig darum eine kommunikative Begleitung der Veränderung ist.
- dank dem stärkeren Fokus auf die Webseite und damit die externe Kommunikation der Zusammenhang zwischen der kommunalen Digitalisierungsstrategie und der Art der Kommunikation nach aussen bewusst wird.
Wir sehen die Umsetzung der VRG-Revision in diesem Sinne als perfekten Lernprozess für weitere Digitalisierungsprojekte. Wer also jetzt schon den Kauf seiner «Minimal-Compliance-Produkte» strategisch und prozessual entsprechend einbettet, legt einen wichtigen Grundstein für seine weitere Digitalisierungsentwicklung – unabhängig von der Grösse der Verwaltungseinheit.
Ob minimal oder maximal: Unsere Digitalisierungsberaterinnen und -berater haben den Gesamtkontext im Blick und begleiten Sie professionell durch Ihr individuell richtiges Umsetzungsszenario.
von Benjamin Stark
